Hogyan tervezzünk eseményt

A pontos költségvetés megállapításától kezdve a rendezvény népszerűsítéséig számos olyan összetevő van, amelyet már korán el kell kezdenie figyelembe venni, hogy a folyamat a lehető legstresszmentesebb legyen. Bár nincs két egyforma esemény, és minden eseménynek különböző céljai, költségvetése és közönsége van; számos lépést tehetsz, hogy a tervezési folyamatot elindítsd, a helyes irányba haladj, és maximalizáld a rendezvény sikerét.

1. Célok és célkitűzések meghatározása

Mielőtt belevágnál a logisztikába, például a helyszínbe vagy az előadókba, időt kell szánni arra, hogy meghatározd az esemény megtervezésének célját és okát. Erre a kérdésre kell válaszolni:

Mi a végső célja ennek az eseménynek?

Ez az a miért, ami egyáltalán arra sarkallt, hogy megtervezd az eseményt. Az a célja, hogy:

Új eladásokat ösztönözni? Támogatni egy termékbevezetést? Növelni a márka ismertségét? Vagy esetleg több cél kombinációja? Határozza meg, hogy mit szeretne elérni, és hogy ez az esemény hogyan segíthet ebben.

Ezután mik a célok?

Bármely esemény megtervezésekor meg kell határozni egy sor olyan célt, amely támogatja a végső célt. Íme néhány példa a rendezvény céljaira:

A regisztráció 10%-os növelése az előző rendezvényhez képest

A bevétel 25%-os növelése az előző rendezvényhez képest

100 előrendelés beérkezése a következő termékre

A közösségi médiában történő említések/követések/reposztok számának növelése a rendezvény alatt.

Ha már megvannak a célok és célkitűzések, akkor létrehozhatod a rendezvény előzetes kereteit. A hatókörnek kulcsfontosságú részleteket kell tartalmaznia, és meg kell mutatni, hogyan fogod elérni a felvázolt célokat. Bár nem kőbe vésett, de az esemény előzetes részletei között a következőket kell meghatározni:

Időpontok. Az eseményre vonatkozó időkeret, például 9 hónap múlva.

Résztvevők. 100 fős, 1000 fős vagy 10 000 fős rendezvény lesz? Kezdj el gondolkodni a méretről. A résztvevők az ország minden tájáról érkeznek, vagy ez egy helyi rendezvény? A tervezés során a résztvevők demográfiai adatait is szem előtt kell tartani.

Helyszín. Helyi a rendezvénye? Vagy egy úti célon kerül megrendezésre? Kezdj el összeállítani egy listát azokról a városokról és helyszínekről, amelyeknek van értelme a rendezvénye számára.

A rendezvény típusa. Egy új termékre kívánod felhívni a figyelmet? Lehet, hogy egy egynapos rendezvénynek van értelme. Több ezer ügyfelet hozol össze? Egy kétnapos felhasználói konferencia lehet a megfelelő. Belső vagy szövetségi találkozót tartasz? Egy napnyi kisebb előadás is megfelelő lehet.

A célok és a projekt előzetes terjedelmének kidolgozása lehetővé teszi, hogy kialakítsd a rendezvény keretét, és hogy a vezetőség beleegyezését kérd. Ha a szervezet már támogatja a rendezvényt, a célok és a terjedelem segít a tervezés következő szakaszaiba lépni.

2. Az esemény költségvetésének megállapítása

A költségvetés elkészítése a rendezvénytervezés egyik alapvető fontosságú korai lépése, amely segít tisztázni a terv egyéb szempontjait. Ezenkívül a költségvetés megállapítása segít elkerülni a nem kívánt meglepetéseket (például a dekorációra szánt pénz elfogyását stb.). Sikeresebb leszel, ha előre feltérképezed a teljes költségvetést, a változók véglegesítésekor folyamatosan frissíted, és nagyon közel maradsz a folyamathoz.

A magas szintű költségvetés és a kezdeti szükségletek alapján. El kell kezdeni a tételes költségek feltérképezését, hogy képet kapj arról, hogyan oszlik majd meg a költségvetésed az igényeid között. Az Eventbrite szerint "a költségvetés a következők szerint oszlik meg: marketing és promóció (43%), előadók és tehetségek (32%), nyomtatott anyagok (29%), helyszínek (18%)".

Ahogy a terved megszilárdul, a költségvetést is felül kell vizsgálnod. A tételek kétségtelenül változni fognak, csak ne feledje, hogy pontos költségvetést vezessen, amely tükrözi az esetleges változásokat vagy frissítéseket is. És mivel soha nem akarod túllépni a költségvetést, gyakori, hogy a tervezők kiigazításokat végeznek, hogy biztosítsák a költségvetés betartását.

3. Építsd fel rendezvénycsapatod

Kisebb rendezvények esetében előfordulhat, hogy az ebben a szakaszban tárgyalt feladatok közül sokat vagy az összeset személyesen oldod meg. A nagy rendezvények esetében azonban egy szervezett csapatra van szükség a produkció kivitelezéséhez. Ha az alapoktól kezdve építed fel a csapatot, fontos, hogy már korán kijelöld a szerepeket, hogy biztosítsd az elszámoltathatóságot. A csapat minden tagjának egy projektmenedzsernek kell jelentenie, akinek az összes mozgó részre rálátása van.

A tökéletes rendezvénycsapat felépítése

Az Eventbrite szerint a rendezvényeknek csak 12%-a rendelkezik tíz vagy több fős csapattal, és a leggyakoribb szám a 2-5 alkalmazott (a rendezvények 45%-a), így gyakran az egyének több kalapot viselnek. Ha azon kevesek közé tartozol, akiknek 5+ csapattagjuk van, itt megnézheted, hogyan oszlanak meg jellemzően a szerepek:

Projektmenedzser

Felügyeli az alább leírt összes mozgó darabot, ez a személy végső soron a rendezvény végrehajtásáért felelős. Kezeli a költségvetést. Vezeti a stratégiát. Felső szintű beszerzési döntéseket hoz.

Helyszín/kiállítótér

Ez a személy a fő kapcsolattartó a helyszín, az eladók, a szponzorok, a helyszínen tartózkodó önkéntesek és a személyzet (biztonságiak, fotósok, étel- és italkészítők) számára. Emlékszik mindenki nevére, és tudja, hol vannak a konnektorok.

Ütemezés

Ez a személy vezeti a napirend kialakítását, együttműködik az előadókkal, és gondoskodik arról, hogy a napirend naprakész legyen, és a megfelelő felekhez eljusson. Az ütemező embered koordinálja a találkozókat a rendezvényen, és azért él, hogy a résztvevőkből sikeres kapcsolatépítőket csináljon.

Kreatív tervezés

A kreatív tervezők állítják össze a nyomtatott és webes anyagok, például a menetrendek, a kiegészítő anyagok, a regisztráció és a feliratok, valamint a mobil eseményalkalmazáshoz szükséges minden vizuális tervét. Leegyszerűsítve: ők gondoskodnak arról, hogy jól nézzen ki. Érdemes egy rendezvénytervezési ügynökséggel együttműködni.

Marketing és kommunikáció

Ez a személy vagy csapat felhívja a megfelelő emberek figyelmét az eseményre, ajánlatokat és időzítési stratégiát készít a regisztráció fellendítése érdekében, felügyeli a márkaépítést, kommunikál a regisztrálókkal, koordinálja a közösségi média erősítését és a médiakapcsolatokat, valamint elküldi és méri a nyomon követési anyagokat. Ja, és egyszerűen megőrülnek a mérhető teljesítményért.

Ez a csapat gondoskodik arról, hogy a vendég mindent megkapjon, amire szüksége van ahhoz, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az eseményből, a térképektől kezdve a menetrendeken és az előadókkal kapcsolatos információkon át a kapcsolatépítés módjáig. Ők építik ki és frissítik a mobil rendezvényalkalmazást.

Regisztráció és bejelentkezés

Ezek a munkatársak végzik a regisztráció beállítását, együttműködnek egy szoftverszolgáltatóval, jelvényeket készítenek és kezelnek, jelentéseket készítenek, és gondoskodnak arról, hogy a regisztrációs folyamat (a rendezvény előtt és a rendezvény alatt) zökkenőmentesen menjen.

Szponzorációk

Ez a csapattag a standhelyek feltérképezésén, a szponzori lehetőségek értékesítésén, a szponzorokkal való kapcsolattartáson és a közösségi szervezeti kapcsolatok feltárásán dolgozik. Gyilkos időzítéssel és nagyszerű emberi készségekkel rendelkeznek.

A csapat szervezése

Ha már megvan a csapat, készen áll az esemény projekttervének elkészítésére. A projektterv több, mint egy tennivalólista. Ez egy részletes bontása minden egyes cselekvési elemnek, amely azonosítja a tulajdonosokat, a függőségeket, az esedékességi dátumokat és a befejezés állapotát. Minden egyes intézkedési elemet meg kell tudnia indokolni a legfelső szintű rendezvénycélokhoz való hozzárendeléssel.

Eseménykezelési eszközök

A projektmenedzsment-eszközök racionalizálják az események kezelését és szervezését. Használja ezeket az eszközöket, hogy minden mozgó elemet számon tartson. A projektek hozzárendelésének és nyomon követésének képességével a projektmenedzser pontos képet kaphat az előrehaladásról és az ütemezésről ezekkel az eszközökkel:

Asana

Trello

Smartsheet

4. Válaszd ki a helyszínt és az időpontot

A rendezvény helyszínének és időpontjának kiválasztása két olyan fontos szempont, amely meghatározza a projektterv többi részét. Kezd el a helyszínek felkutatását minél korábban. A rendezvények piaca zsúfolt, ezért fontos, hogy olyan időpontot találj, amikor a helyszín szabad. A helyszín kiválasztásakor a szezonális tényezők, például az utazás és a költségek alapján a helyszín dátumát is figyelembe kell venni.

"Januárban nagy kihívás nagy tereket találni" - mondja Romy, a PRIME, egy teljes körű szolgáltatást nyújtó vancouveri rendezvényügynökség rendezvényipari veteránja. "Januárban és februárban sok az értékesítési konferencia, és ez szeptemberben és októberben is megismétlődik". Azt mondja, hogy ezekben az időszakokban trükkös a hagyományos, bemutatóterekkel rendelkező helyszíneket találni.

Miközben kutatsz, és elkezdesz beszélgetni a különböző helyszínek képviselőivel, tegyél fel minél több kérdést, hogy megbizonyosodj arról, hogy jól illeszkedik. Keresd a költségvetést, a tematikai illeszkedést, a helyszínt (központi, könnyen megközelíthető?), a létesítményeket és a helyszíni személyzetet. Vannak-e a helyszínen kényelmesen elhelyezett mellékhelyiségek? Mi a helyzet a tűzvédelemmel és a vészhelyzetekkel?

Tipp: Ha megtaláltad a tökéletes helyszínt, ne félj tárgyalni az árakról. Az EventManager szerint a rendezvényszervezők fele a közzétett árakhoz képest kedvezményt alkudozol, és azok közül, akik ezt megteszik, a szervezők leggyakrabban ingyenes wifiről, AV-ről vagy parkolásról tárgyalnak.

5. Az esemény márkaépítésének fejlesztése

Az esemény nevétől és témájától kezdve az esemény weboldalának kialakításán át a helyszíni megjelenésig - az esemény márkaépítése meghatározza az esemény hangvételét. Amikor az emberek a rendezvényedre gondolnak, azt szeretnéd, ha egy erős személyiség ragyogna. Emellett egy erős eseménymárka víziót ad, és segít irányítani az esemény irányát.

Az amerikai millenniumi korosztály 60%-a egységes élményt vár el, amikor online, személyesen vagy telefonon kapcsolatba lép a márkákkal. (*)

A rendezvénymárka kiválasztásakor vedd figyelembe, hogy a rendezvénymárkának tükröznie kell a szervezet márkáját, de saját márkával kell rendelkeznie. Emellett gondolj arra is, hogy márkád hogyan fog megjelenni online és a való életben. Végezetül fontold meg, hogyan fogod rendezvénye márkádat beleszőni rendezvényed egyes elemeibe.

Amikor a rendezvény márkaépítésén gondolkodsz, az jellemzően a következőket foglalja magában:

A rendezvény neve. Az első döntő lépés, a rendezvény neve az első dolog, amit a résztvevők látni fognak, ezért szeretnéd, ha tükrözné az eseményre vonatkozó elképzelését.

Téma. A név önmagában nem mondhatja el az egész történetet. Gyakran előfordul, hogy a rendezvények témát alkotnak, hogy összefogják az eseményt.

Logó, színek, tipográfia. Minden marketingérintkezési ponton egységesnek kell lennie. Helyszíni dekoráció, e-mail, feliratok és így tovább. Bár nem kell minden egyes érintkezési pontnak hiperbrendezettnek lennie. Az egyes elemeknek úgy kell összeállniuk, hogy támogassák az elmesélt történetet.

Ha ezek a márkaépítési elemek megszilárdultak, akkor ezeket minden platformon használni kell, beleértve az esemény weboldalát, a közösségi médiát, az e-maileket, a jegyeket és a regisztrációt, valamint az eseményalkalmazást.

6. Tervezd meg programod

Állítsd össze a programjod minél korábban! Lesz főelőadó? Lesz egy extra nap vagy este, amit csak a szponzoroknak terveztek? Lesz-e egyetlen "sáv" a workshopokból és előadásokból, vagy a résztvevőknek lehetőségük lesz választani egy adott időpontban több előadás közül? Ahogy ezekre az előzetes kérdésekre választ adsz, elkezdheted felépíteni a rendezvény programodnak magas szintű áttekintését.

Ne bosszankodj: nem elengedhetetlen, hogy a program végleges legyen, mielőtt elkezdené népszerűsíteni a rendezvényt. A menetrendet azután is módosíthatod, hogy megkezdted a rendezvény marketingjét, és a regisztráció kezd növekedni. A technológia megkönnyíti ezt, hogy a weboldalán és mobilalkalmazásán gyorsan frissítsd a menetrendet.

A résztvevők tudni akarják majd, hogy mire számíthatnak, ezért a legjobb, ha az alapvető kereteket a lehető legkorábban megerősíti. Emellett a menetrend fontos értékesítési pont a szponzorok számára is!

Egyéb megfontolások

A rendezvény alapprogramján kívül számos más programelemet is át kell gondolni. Ha a rendezvényed egész napos vagy többnapos, akkor a tervezésre is gondolni kell:

Élelmiszerek és italok. Ebédet vagy harapnivalót fog biztosítani?

Kiegészítő rendezvények, például boldog órák, kapcsolatépítési lehetőségek vagy wellness-tevékenységek?

Szórakoztatás. Ünnepséggel vagy partival zárul majd a rendezvény?

7. A szponzorok, kiállítók és előadók megerősítése.

Ha nagyszabású rendezvényt szervezel valószínűleg másokat is be akasz vonni a költségek ellensúlyozása és az iparág több hangjának bemutatása érdekében. A felszólalók, szponzorok és kiállítók gyakori módjai annak, hogy hozzáadott értéket teremtsen a résztvevők számára, és ellensúlyozhatja a költségeket.

Előadók

Ha a rendezvénye ülésszak-alapú, akkor minden egyes ülésszakhoz meg kell határozni az előadókat. Itt van két módja az előadók hozzáadásának:

Felhívás az ülésszakok benyújtására

Ha van egy elkötelezett közösséged, a nyílt felhívás meghirdetése az ülések beadására nagyszerű módja annak, hogy partnereid és ügyfeleid előadóként használd fel. A nyílt felhívás általában megköveteli, hogy az egyének benyújtsanak egy összefoglalót, amely felvázolja az ülés témáját és értéktételét. Ennek segítségével az csapatod felülvizsgálja a benyújtott absztraktokat, kiválasztja az előadókat, és kommunikál azokkal, akiket kiválasztottak, és azokkal, akiket nem.

Személyesen hívd meg az előadókat

Megfordítva, ha már vannak szem előtt lévő személyek, akkor meghívhatod őket, hogy beszéljetek az eseményén. Amikor megkeresel egy leendő előadót, adj egy meggyőző képet az eseményről és a közönségről, és közvetítsd lelkesedésed is az eseményen való részvételük iránt. Ne feledd, hogy a meghívott előadók gyakran elvárják a díjazást, valamint az utazás és a szállás biztosítását.

Az előadók kezelése

Miután az előadók kiválasztásra kerültek, ne feledkezz meg a nyílt kommunikációs vonal fenntartásáról. Készíts előadói megállapodást, amely tartalmazza a szükséges információkat, például az előadással kapcsolatos elvárásokat, a tartalmi határidőket, a helyszínen rendelkezésre álló technológiát és a díjazást. Tisztázd előre az elvárásaid, hogy ne érjen meglepetés a rendezvény előtti napon!

Folytasd a kommunikációt a kezdeti megerősítő közlemény és az előadói megállapodás elküldésén túl is. Szeretnéd, ha az előadók előadásai illeszkednének a rendezvény témájához? Győződj meg róla, hogy a kidolgozásuk során biztosítod az anyagokat. Ha megköveteled az előadóktól, hogy benyújtsák végleges prezentációjukat, küldj emlékeztetőt, hogy minden előadó időben eljuttassa azt hozzád.